Още от древни времена сватбата е свързана с много приготовления. Десетки хора са били ангажирани в организацията, разкрасяването на булката, храната, програмата и музикантите. Били са създавани цели отдели към общностите, а по-късно и в кралствата, които са отговаряли за Сватбите. В днешни дни много хора си мислят, че да организират сватба е нещо много лесно, до момента, в който наистина им става трудно и се обръщат към професионалист. Каква обаче е разликата между сватбен координатор и сватбено планиране?
Сватбен координатор и сватбено планиране
Какво е сватбен организатор?
Още от името става ясно, че организаторите на сватби помагат на двойките да планират сватбения си ден и гарантират, че събитието ще протече гладко „като по вода“. Организаторът на сватби се справя с множество задачи, както през месеците, предшестващи събитието, така и по време на Големия ден, за да помогне за намаляване на натоварването на заетите двойки. Ние, организаторите на сватби, сме експерти в своята област и използваме огромните си познания и контакти, за да направим процеса безпроблемен и лесен за младоженците.
Да, наемането на сватбен организатор наистина струва пари (един организатор струва средно между 2500 – 5000 лв., в зависимост от познанията му, ангажимента и ранга). Но това е разход, който повечето двойки биха казали, че си заслужава. Това е така, защото организаторите на събития всъщност могат да ви спестят пари, като използват техния опит и име в сватбения бранш, за да получите вие най-добрите оферти, а и за да останете в рамките на бюджета.
Сватбен координатор и сватбено планиране
Какви са отговорностите на сватбения организатор и на сватбения координатор
Има няколко вида сватбени организатори, но най-популярните са сватбени организатори с пълно обслужване на събитието. Докато сватбените координатори се наемат за месец или ден. Може да чуете термините „сватбен организатор“ и „сватбен координатор“ да се използват взаимозаменяемо, но всъщност има разлика между тези два вида професионалисти.
Сватбеният организатор е този, който планира цялото събитие. От началото до края на сватбата
Сватбеният координатор се фокусира върху логистичното планиране и поддръжката на сватбения ден. Неговата отговорност е свързана с логистиката в последния момент и подробности около самото тържеството.
Сватбен координатор и сватбено планиране
Задължения на сватбения организатор
За да сте наясно със задълженията на вашия сватбен организатор, е важно да прочетете внимателно договора и подробностите за пакета, който сте избрали. Всяка фирма предлага свои собствени уникални пакети и е важно да се запознаете подробно какво ще прави и какво няма да прави по време на процеса на планиране. Може да избрете само част от услугите на сватбения организатор. Ето част от списъка със задачи, с които ние от Alfa Events можем да се справим вместо вас:
Усъвършенства цялостната сватбена визия
Преди да ви изготвим списък със задачите, с които трябва да се справим, е необходимо да проведем няколко разговора, за да определим вида на събитието, на което искате да бъдете домакин. Ще обсъдим желаната дата на сватбата, размер, стил, местоположение и други, за да сте сигурни, че и вие, и ние сме на една и съща вълна.
Сватбена агенция Alfa Luxury Events
Разработва реалистичен сватбен бюджет
Една от първите стъпки в планирането на сватбата е съставянето на бюджет. Това може да бъде трудно за много двойки, защото те не знаят колко всъщност струва една сватба. Тук е мястото, където се намесва сватбеният организатор. Със своя огромен опит в тази област, ние от Alfa Events можем да дадем на младоженците солидна прогноза за това колко би струвало желаното от тях събитие, според местоположението. Да ви помогнем в правилното определяне и разпределение на бюджета. Може би най-важната отговорност е разработването на реалистичен бюджет, който не само отговаря на очакванията на двойката, но и на това, което те наистина могат да си позволят.
Помага в избора на място за сватбата
Вашето място за сватба ще даде тона на цялото ви събитие, а сватбеният организатор може да ви помогне да намерите идеалното място за вашия голям ден. За целта ще вземем предвид размера, бюджета и визията на вашата сватба и ще изготвим списък с места, които да обмислите. Можем дори да ви придружим по време на обиколките за избор на локацията на вашето мечтано място за събития.
Сватбена агенция
Връзка с най-добрите подизпълнители
След като сте резервирали вашето място и официално сте определили датата за вашия голям ден, е време да изберем и най-добрите подизпълнители – доставчици на храна, цветари, фотографи, групи, диджеи и др. Ние знаем точно кои доставчици ще подхождат най-добре на вашето събитие, така че няма да се налага да прекарвате часове в старателно проучване на стотици професионалисти. Работата с плановик не само ще ви спести време, но и средства.
Чете и проверява договорите с доставчици
Една от най-големите грешки, които правят двойките, е, че не четат внимателно договорите с доставчици и пропускат важни подробности или сигнали за опасност. Точно за това ние от Alfa Events проверяваме обстойно всички договори с доставчици. При несъответствие или объркване, защитаваме клиента и комуникираме на фирмено ниво.
Сватбена агенция
Планира дизайна на събитието
Алфа Ивентс, като ваш сватбен организатор, комуникира с избрания цветар, фирма за декорация и други професионалисти. Това се налага, за да създадем заедно дизайнерски елементи за вашия голям ден, включително табло за настаняване, тейбъл карти, табели и други. Можете също така да ви препоръчаме отделен сватбен дизайнер, който да поеме тази роля.
Помощ със сватбения етикет и осигуряване на психологическа подкрепа
По време на организацията на сватбата е възможно да възникнат проблеми с етикета или други притеснения. Организаторите на сватби могат да служат и като психолози-терапевти, помагайки ви да се справите с тези проблеми. Ситуации, като разведени родители или членове на семейството, чиито деца не искате да поканените, са разрешими от нас и са част от сватбеното планиране.
Сватбена агенция
Придържа се към бюджета ви
Според нашите проучвания над 60% от двойките са похарчили повече, отколкото са планирали средно с около 5000 лева. Чудите се как да избегнете раздуването на бюджета си? Нашият съвет – работете със сватбен организатор. Той е вашият доверен човек в организирането на това толкова важно събитие. Сватбеният организатор е като ваш адвокат по време на съдебен процес. Той ще ви защитава и предпазва от необмислени разходи и спонтанни решения.
Съдействие за различни активности по време, преди и след сватбения ден
Сватбения организатор може да организира и активности по време на сватбения уикенд. Репетиция на ритуалите, късна закуска, след сватбата, голф, излет в планината, дори различни спортни активности. Попитайте за възможностите, които предлага местоположението на сватбеното тържество.
Обработва детайлите на поканата за сватба
Сватбените покани са може би най-важната част от комуникацията между вас и вашите гости. Вашият организатор може да ви помогне с всички неща, свързани с поканата, от формулирането и дизайна до адресирането и изпращането по пощата.
Сватбена агенция
Помощ за схемата и настаняването на гостите
След като започнете да получавате потвърждение за присъствие на гостите ви, идва и моментът, в който да съставите списък и схема за настаняване. Вашият сватбен организатор може да ви помогне с тази задача. Ще изготви схема и ще ви помогне при разпределението на местата. По време на събитието ще помогне с тейбъл картите и с настаняването на всеки гост до неговото място.
Съставя програма на сватбата
Сватбеният плановик също така ще създаде пълна хронология минута по минута на вашия сватбен ден. Тази времева линия ще бъде споделена с всички, участващи в процеса на планиране, от подизпълнители до гостите и членовете на вашето семейство. По този начин всеки ще знае къде да бъде и какво да прави (и да пристигне навреме!). Създаването на тази програма е изключително ангажиращ, отнемащ време процес, който е най-добре да се управлява от професионалист. Още една причина сватбеният организатор да е толкова ценен.
Координира всички подробности с подизпълнителите
Вашият сватбен организатор ще бъде основната връзка с подизпълнителите. Ще следи за свършената от тях работа и при евентуални проблеми ще помага за гладкото изпълнение на задълженията им. Едно от основните задължения на организатора е да сформира работещ, безпроблемен екип, за да може тържеството да протече перфектно. Той ще отговаря и при възникнали въпроси.
Сватбена агенция
Служи като говорител
Последното нещо, което искате, е да провеждате милиони телефонни обаждания в дните и часовете, преди деня на вашата сватба. Считайте вашия сватбен организатор за ваш предсватбен говорител, който отговаря на въпросите на подизпълнителите, членовете на семейството и гостите. Ако възникнат въпроси в последната минута, всеки се обръща към вашия сватбен организатор, а не към вас. (Друг съвет: включването на раздел с често задавани въпроси на вашия сватбен уебсайт ще ограничи броя на въпросите, които гостите задават и така цялата информация ще е лесно достъпна.)
Управлява логистиката на сватбения ден
Да, ще се случват много неща по времето на една сватба, но ние, като ваш сватбен организатор, ще се справим с всичко. От надзора на доставчиците до справянето със спешни случаи по време на организацията и тържеството. Ще помогнем за успокояването на нервите ви и намаляването на адреналина в последените дни и часове преди сватбата. Ние сме тук, за да можете да се отпуснете и да се насладите на Деня, а всъщност не трябва ли това да е целта на вашата сватба?
За най-красивите сватби – Алфа Ивентс – Сватбена агенция за луксозни събития
За още идеи може да разгледате нашите страници във Facebook и Instagram.
Сватбена агенция Alfa Luxury Events
